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Titolo
Text copied to clipboard!Capo Segreteria
Descrizione
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Siamo alla ricerca di un Capo Segreteria altamente organizzato e motivato per guidare e supervisionare tutte le attività amministrative e di segreteria all'interno della nostra organizzazione. Il candidato ideale sarà responsabile della gestione del team di segreteria, del coordinamento delle attività quotidiane, della pianificazione degli appuntamenti e della comunicazione interna ed esterna.
Il Capo Segreteria svolge un ruolo cruciale nel garantire l'efficienza operativa dell'ufficio, supportando la direzione e collaborando con i vari dipartimenti per assicurare un flusso di lavoro fluido. Sarà inoltre incaricato di implementare procedure amministrative efficaci, monitorare le performance del personale di segreteria e assicurare il rispetto delle scadenze e delle politiche aziendali.
Tra le responsabilità principali rientrano la gestione della corrispondenza, l'organizzazione di riunioni e viaggi, la redazione di documenti ufficiali e la supervisione dell'archiviazione dei dati. Il Capo Segreteria dovrà possedere eccellenti capacità comunicative, organizzative e di problem solving, oltre a una solida conoscenza degli strumenti informatici e delle tecniche di gestione del tempo.
Il ruolo richiede una forte attitudine alla leadership, la capacità di lavorare sotto pressione e un alto livello di discrezione e professionalità. È fondamentale che il candidato abbia esperienza pregressa in ruoli simili e una buona conoscenza delle normative amministrative e delle pratiche aziendali.
Offriamo un ambiente di lavoro dinamico e stimolante, con opportunità di crescita professionale e formazione continua. Se sei una persona proattiva, precisa e con una spiccata attitudine al coordinamento, ti invitiamo a candidarti per questa posizione.
Responsabilità
Text copied to clipboard!- Coordinare e supervisionare il team di segreteria
- Gestire la corrispondenza in entrata e in uscita
- Organizzare riunioni, appuntamenti e viaggi
- Redigere documenti ufficiali e report
- Garantire l'efficienza delle procedure amministrative
- Gestire l'archiviazione e la documentazione
- Supportare la direzione nelle attività quotidiane
- Monitorare le performance del personale di segreteria
- Assicurare il rispetto delle scadenze e delle politiche aziendali
- Gestire le comunicazioni interne ed esterne
Requisiti
Text copied to clipboard!- Diploma o laurea in discipline amministrative o affini
- Esperienza pregressa in ruoli di segreteria o amministrazione
- Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo
- Eccellenti doti comunicative e relazionali
- Conoscenza avanzata del pacchetto Microsoft Office
- Capacità di lavorare sotto pressione e rispettare le scadenze
- Attitudine alla leadership e al coordinamento di team
- Discrezione e professionalità
- Conoscenza delle normative amministrative
- Flessibilità e proattività
Domande potenziali per l'intervista
Text copied to clipboard!- Qual è la tua esperienza nella gestione di un team di segreteria?
- Come gestisci le priorità in un ambiente lavorativo frenetico?
- Hai mai implementato nuove procedure amministrative? Se sì, quali?
- Come garantisci la riservatezza delle informazioni sensibili?
- Quali strumenti informatici utilizzi quotidianamente?
- Hai esperienza nella redazione di documenti ufficiali?
- Come gestisci i conflitti all'interno del team?
- Qual è il tuo approccio alla comunicazione interna ed esterna?
- Hai mai organizzato eventi o viaggi aziendali?
- Come valuti le performance del personale sotto la tua supervisione?
